Z punktu widzenia lean, żeby mówić o marnotrawstwie musimy najpierw zdefiniować czym jest wartość dla naszego klienta. Znając wymagania (czynniki stanowiące wartość) klienta możemy rozpocząć poszukiwanie strat. Słowo „poszukiwanie” zostało użyte trochę na wyrost, ponieważ straty w procesie stanowią średnio 95% wszystkich aktywności.

Bardzo trafną definicję tego czym jest marnotrawstwo podał Shigeo Shingo (twórca metody SMED). Powiedział, że: Tylko ostatnie pół obrotu przy dokręcaniu śruby jest wartością dodaną - reszta to tylko ruch.

Marnotrawstwo w kulturze lean opisywane jest słowem MUDA

Wyróżnia się dwa typy MUDY:

• Muda I Typu: Czyli takie straty, które są wymuszone procesem lub technologią i są trudne do wyeliminowania. Jak również marnotrawstwo konieczne, które musi być wykonane, bo jest wymagane z punktu widzenia: przepisów BHP, prawa, zachowania odpowiednich norm.
• Muda II Typu: Czyli czynności całkowicie zbędne, nie wymuszone procesem, łatwe do wyeliminowania przez poprawę organizacji pracy.

Marnotrawstwo Lean – 7 grzechów głównych

Taiichi Ohno, główny inżynier koncernu Toyoty określił 7 Wielkich Strat jakie występują w procesach produkcyjnych czy usługowych. Są nimi:

1. Nadprodukcja
2. Zapasy
3. Transport
4. Braki
5. Zbędne przetwarzanie
6. Zbędny ruch
7. Oczekiwanie

W późniejszym czasie do tej listy dopisano „Niewykorzystany potencjał ludzki”, które przez część ekspertów uważane jest za największą stratę.

Kilka słów na temat każdego typu marnotrawstwa

Nadprodukcja

Nadprodukcja (Overproduction) – oznacza produkowanie czegoś w nadmiernej ilości, w niewłaściwym czasie, czego rezultatem jest niewłaściwy przepływ informacji lub materiałów oraz zapasy. W uproszczeniu nadprodukcja to wytarzanie więcej i wcześniej niż potrzebuje klient (w szerokim znaczeniu tego słowa).

W procesach produkcyjnych nadprodukcja występuje wówczas gdy:

• produkujemy na magazyn bazując na forecastach od klientów,
• produkujemy nadmierną ilość ze względu na braki (od razu zakładając, że w dalszym etapie się coś popsuje),
• produkujemy żeby wykorzystać wolne moce produkcyjne,
• realizujemy zamówienia w złej kolejności,
• wykonujemy zlecenia w dużych seriach ze względu na długi czas przezbrojeń,
• dokonujemy zakupu materiału w nadmiernej ilości długo przed wymaganym terminem, itp

W procesach biurowych / usługowych przykładów strat z tytułu nadprodukcji również można podać wiele:

• proces wysyłania e-maili – czyli chociażby wysyłanie e-maili do osób niezainteresowanych tematem,
• wykonywanie raportów, których i tak nikt nie czyta,
• drukowanie zbyt dużej ilości materiałów do spotkania,
• zbędne rozmowy telefoniczne,

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu typu mudy:

• System ciągniony (Pull system)
• Heijunka
• TPM
• SMED

Nadprodukcja generuje zapasy!

Zapasy

Zapasy (Inventory) – to wszystkie towary, które są składowane przez dowolny okres w zakładzie lub poza nim Marnotrawstwo zapasów na produkcji to przede wszystkich:

• Zapasy materiałów i komponentów zakupowych.
• Zapasy półproduktów, roboty w toku
• Zapasy wyrobów gotowych

Zapasy w procesach biurowych to chociażby:

• Zbyt duża liczba dokumentów do przetworzenia w danym monecie na stanowisku pracy

Przyczyny występowania tego typu mudy to:

• Długi czas dostaw materiałów od dostawców przez co zamawiamy więcej niż jest potrzebne
• Brak przepływu materiału (produkcja jest realizowana w górze strumienia wartości podczas gdy na późniejszych etapach się zatrzymała)
• Długi czas przezbrojeń
• Długi czas realizacji zamówienia
• Produkcja w partiach,
• Występowanie wąskich gardeł w procesie
• Produkcja w systemie Push (pchanie)

Skutkami występowania zapasów są:

• Długie czasy dostępu do dokumentów
• Konieczność wygospodarowania dodatkowego miejsca na przechowywanie zapasów
• Nadmierne zapasy niepotrzebnie angażują czas ludzi do ich gromadzenia i zarządzania nimi.
• Zapasy zamrażają gotówkę, która mogła by zostać przeznaczona na inne pilniejsze potrzeby.

Zapasy zamrażają kapitał, zabierają powierzchnię, angażują dodatkowo transport. A co najważniejsze marnotrawstwo Zapasów, ukrywa problemy. Wysoki poziom zapasu materiałów wpływa na to, że nie widzimy problemów związanych z długimi czasami przezbrojeń, jakością, oczekiwaniem, transportowaniem, przestojem maszyn, kiepskim planowaniem, nieporządkiem itp. Przedsiębiorstwo powinno dążyć do obniżania poziomu zapasów, dzięki czemu szybciej może zidentyfikować problemy i podjąć działania które będą miały na celu ich wyeliminowanie.

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• Kanban
• Przepływ jednej sztuki (One piece flow)
• SMED

Transport

Transport (Transportation) – Transportem nazywamy wszelkie przemieszczanie lub przekazywanie surowców, części do montażu lub gotowych wyrobów z jednego miejsca na drugie, z jakiegokolwiek powodu.

Przykładem nadmiernego transportu będzie:

• Przewożenie półproduktów pomiędzy dwoma wydziałami,
• Przenoszenie materiałów pomiędzy dwoma stanowiskami pracy,
• Nadmierny transport zewnętrzny (dostawy)
• Przenoszenie, przekładanie, przesuwanie materiału z powodu braku miejsca.
• Niepotrzebne przesyłanie dokumentów pomiędzy działami, firmami
• Konieczność pokonywania zbyt dużych odległości pomiędzy współpracującymi ze sobą ludźmi

Przyczynami marnotrawstwa transportu są:

• Produkcja w partiach
• Produkcja pchana
• Nadprodukcja
• Magazynowanie
• Źle zaprojektowany layout obszaru

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• System ciągniony (pull system)
• VSM
• Kanban
• Zarządzanie łańcuchem dostaw

Oczekiwanie

Oczekiwanie (Waiting) – to wszystkie czynniki, które zatrzymują lub spowalniają proces w czasie lub pomiędzy operacjami.

Muda oczekiwania to przede wszystkim:

• oczekiwanie na materiał,
• na pracownika utrzymania ruchu,
• na zakończenie cyklu maszyny,
• na przezbrojenie,
• na półprodukty z innego stanowiska,
• oczekiwanie na zadziałanie systemu komputerowego,
• oczekiwanie na dokumenty,
• oczekiwanie na zebranie się wszystkich osób,
• na cokolwiek co uniemożliwia lub opóźnia realizację zadania.
• na decyzję

Głównymi przyczynami występowania Oczekiwania są:

• Brak standaryzacji pracy,
• Zła dokumentacja,
• Niewłaściwie zaprojektowane procesy,
• Złe zbalansowanie stanowisk,
• Niewłaściwy przepływ informacji

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• System ciągniony (Pull system)
• Balansowanie linii
• Standaryzacja pracy
• Jidoka
• Kaizen
• TPM

Braki

Braki (Defects) – Błędy w realizacji zadań, błędy w obróbce, ustawieniach maszyn, sposobie transportu, przechowywaniu materiałów – wynikiem czego są wyroby wybrakowane lub wydłużony został czas realizacji zadania.

Natomiast z puntu widzenia biura brakami są także:

• wadliwe decyzje administracyjne,
• Udzielanie niekompletnych lub nieprawdziwych informacji,
• błędy w dokumentacji,
• zagubienie dokumentów, niezrozumiałe, niespójne, niezaktualizowane procedury,
• Każda praca, która nie została wykonana z wynikiem pozytywnym za pierwszym razem i musi zostać powtórzona.

Skutkami braków są:

• koszty dodatkowego materiału i ekstra robocizny,
• Zaburzenia na lini produkcyjnej,
• koszty złej jakości w sprzedaży,

Najczęstsze przyczyny:

• brak zdefiniowanych zasad postępowania w sytuacji wystąpienia defektu,
• brak zrozumienia wymagań klienta,
• złe przeszkolenie pracowników,
• korzystanie z niesprawnych narzędzi

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• Six sigma
• PokaYoke
• One-piece flow
• Metoda 3P
• Jidoka

Nadmierny proces

Nadmierny proces (Overprocessing) – to działania zaplanowane w procesie, które (po przeanalizowaniu) nie niosą wartości dodanej. Przykładem nadmiernego procesu są :

• Nadmierna kontrola wyrobów,
• pakowanie części aby zabezpieczyć je przed transportem wewnętrznym,
• tworzenie niepotrzebnych raportów których nikt nie czyta,
• zbyt zawężone tolerancje wymiarów,
• brak zrozumienia podstawowych funkcji produkowanych wyrobów gotowych,
• zbędne lub zbyt szczegółowe procedury
• Niepotrzebne wprowadzanie, gromadzenie i przetwarzanie tych samych danych,
• Dublujące się czynności i zadania
• Zbyt rozbudowany system obiegu dokumentów,
• Wymaganie zachowań, danych, informacji lub dokumentów, które nie są niezbędne do załatwienia sprawy albo nie są wymagane przez prawo.
• Niepotrzebne podpisy, aprobaty i zaświadczenia
• Drukowanie i przesyłanie materiałów, które można udostępnić w wersji elektronicznej.
• Wykorzystywanie zbyt zaawansowanych w stosunku do rzeczywistych potrzeb narzędzi informatycznych
• Zbędne podróże służbowe.
• Niepotrzebnie zwoływane zebrania.
• Wykonywanie tych wszystkich czynności, których można byłoby uniknąć, a jednocześnie uzyskać zamierzony efekt.

Przyczynami tego marnotrawstwa są:

• Opóźniania pomiędzy procesami,
• System typu Push
• Nie zrozumienie wymagań klienta
• Zbyteczny proces
• Projekty „na szybko, pod kalkulacje”

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• Ciągły przepływ
• Przepływ jednej sztuki
• Kaizen
• Metoda 3P

Zbędny ruch

Zbędny ruch (Motion) - Każdy ruch, czy działanie, które nie jest konieczne do wykonania operacji. Zła ergonomia. Najczęstszymi przyczynami są:

• Niska świadomość wpływu zbędnych ruchów na długość czas cyklu,
• Źle zaprojektowane stanowiska pracy,
• Błędne instrukcje,
• Współdzielenie narzędzi wykorzystywanych w procesie z innymi operatorami.

Przykłady:

• Schylanie się,
• obracanie,
• chodzenie po narzędzia,
• zbędny ruch ludzi
• sięganie po narzędzia,
• szukanie części, narzędzi, dokumentacji

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• System 5S
• Water Spider
• One-piece flow (przepływ jednej sztuki)
• Metoda 3P (Production Preparation Process)

Niewykorzystany potencjał ludzki

Niewykorzystany potencjał ludzki: - nieangażowanie pracowników w proces rozwiązywania problemów i możliwości usprawnienia procesu.

• niewykorzystywanie wiedzy, doświadczenia, kreatywności i pomysłów pracowników
• wykonywanie zadań przez pracowników poniżej ich kompetencji
• Brak wsparcia dla rozwoju zawodowego pracowników, który mógłby przynieść korzyść organizacji.

Rezultatem czego może być:

• wysoka absencja pracowników,
• Słaba jakość
• Długi czas zwrotu z inwestycji
• Słaba satysfakcja z pracy

Przyczynami występowania tego typu marnotrawstwa są:

• Słabej jakości szkolenia
• Słaba jakość komunikacji
• Brak wyznaczonych celów
• Brak kontroli nad sytuacją
• Przeświadczenie: ja nie mogę tego zrobić
• Brak informacji zwrotnych dotyczących zgłoszonych pomysłów
• Brak zaufania

Przykładowe narzędzia / działania stosowane do eliminacji tego typu mudy:

• Zmiana stanowisk, szkolenia krzyżowe
• Matryce kompetencji
• Kaizen
• Praca zespołowa
• Narzędzia służące do rozwiązywania problemów

Eliminacja marnotrawstwa jest główny celem większości narzędzi lean manufacturing / management.